Algemene voorwaarden GelatoGrip

Versie 1.0, geldig vanaf 1 januari 2027.

Artikel 1 – Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

1. Aanbieder: IJssalon Antonio Wageningen VOF, handelend onder de naam GelatoGrip, Bevrijdingsstraat 48, 6703 AB Wageningen, KvK 56995245, btw NL823295333B01, telefoon +31 6 83783642. Contact via het contactformulier op gelatogrip.nl.
2. GelatoGrip: de softwaredienst die via internet beschikbaar wordt gesteld voor het registreren, berekenen en beheren van recepten, ingrediënten, inkoopprijzen, voorraadgegevens, bestellijsten en productinformatie.
3. Gebruiker: de zakelijke klant die een abonnement afsluit en gebruikmaakt van GelatoGrip.
4. Account: de toegang tot GelatoGrip voor één vestiging of één centrale ijskeuken van de gebruiker, met de medewerkers die de gebruiker daarvoor uitnodigt.
5. Software: het online programma GelatoGrip, inclusief de bijbehorende functionaliteiten en eventuele updates.
6. Overeenkomst: de overeenkomst tussen de aanbieder en de gebruiker voor het gebruik van GelatoGrip.

Artikel 2 – Toepasselijkheid

1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, overeenkomsten en abonnementen met betrekking tot GelatoGrip.
2. GelatoGrip is uitsluitend bedoeld voor zakelijk gebruik door ondernemingen. Wie een account aanmaakt, verklaart dat te doen namens een onderneming.
3. Door het afsluiten van een abonnement verklaart de gebruiker akkoord te gaan met deze algemene voorwaarden.
4. Afwijkingen zijn uitsluitend geldig indien deze schriftelijk (ook per e-mail) door de aanbieder zijn bevestigd.
5. Algemene voorwaarden van de gebruiker worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.

Artikel 3 – Aard en doel van de software

1. GelatoGrip is een ondersteunend softwareprogramma voor ijssalons en andere ondernemingen die zich bezighouden met de productie en verkoop van ijs.
2. De software biedt onder andere de mogelijkheid om:
   • grondstoffen en ingrediënten te registreren;
   • inkoopprijzen en leveranciersgegevens bij te houden;
   • eigen recepten samen te stellen en te beheren;
   • kostprijzen en andere berekeningen uit te voeren;
   • voorraadgegevens bij te houden;
   • bestellijsten samen te stellen;
   • leveranciersfacturen digitaal te verwerken;
   • etiketten en productinformatie samen te stellen op basis van ingevoerde gegevens.
3. GelatoGrip is uitsluitend een digitaal hulpmiddel en vervangt geen eigen bedrijfscontrole, professionele beoordeling of wettelijke verplichtingen van de gebruiker.
4. GelatoGrip geeft geen voedingskundig, bedrijfseconomisch, boekhoudkundig, juridisch of voedselveiligheidsadvies.

Artikel 4 – Verantwoordelijkheid voor recepten en ingevoerde gegevens

1. De gebruiker stelt zelfstandig zijn recepten samen en voert zelf de gebruikte ingrediënten, grondstoffen, hoeveelheden, inkoopprijzen en overige receptgegevens in.
2. De gebruiker is volledig verantwoordelijk voor de juistheid, volledigheid en actualiteit van alle gegevens die in GelatoGrip worden ingevoerd.
3. GelatoGrip stelt geen recepten samen, schrijft geen ingrediënten of hoeveelheden voor en bepaalt niet welke grondstoffen de gebruiker moet gebruiken.
4. Alle berekeningen worden uitsluitend uitgevoerd op basis van de door de gebruiker ingevoerde gegevens en de werking van de software.
5. De gebruiker is verplicht de berekende resultaten zelfstandig te controleren voordat deze worden gebruikt voor productie, inkoop, prijsbepaling of andere bedrijfsactiviteiten.
6. De aanbieder is niet verantwoordelijk voor onjuiste resultaten die voortkomen uit verkeerde, onvolledige of verouderde invoergegevens van de gebruiker.
7. De gebruiker blijft volledig verantwoordelijk voor de samenstelling, kwaliteit en veiligheid van zijn eigen producten.

Artikel 5 – Bestellijsten en voorraadbeheer

1. GelatoGrip kan op basis van de ingevoerde gegevens voorraadstanden en bestellijsten samenstellen.
2. De gebruiker blijft zelf verantwoordelijk voor het controleren van voorraadstanden, benodigde hoeveelheden en bestellijsten.
3. GelatoGrip plaatst geen automatische bestellingen bij leveranciers.
4. Bestellingen worden uitsluitend door de gebruiker zelf gecontroleerd en verzonden.
5. De aanbieder is niet aansprakelijk voor verkeerde bestellingen, tekorten, overschotten, verspilling of financiële schade die voortvloeit uit onjuiste invoergegevens of onvoldoende controle door de gebruiker.

Artikel 6 – Facturen en gegevensverwerking

1. GelatoGrip kan facturen en prijsafspraken van leveranciers digitaal verwerken en gegevens daaruit overnemen.
2. De gebruiker blijft verantwoordelijk voor het controleren van de juistheid en volledigheid van de uitgelezen factuurgegevens.
3. Automatische herkenning of verwerking van gegevens kan fouten bevatten.
4. De gebruiker dient bedragen, producten, hoeveelheden, btw-bedragen en overige relevante gegevens te controleren voordat deze bedrijfsmatig worden gebruikt.
5. Het inlezen van facturen valt onder redelijk gebruik, tot 50 facturen per maand per account.
6. GelatoGrip vervangt geen boekhoudprogramma en is niet bedoeld als officiële financiële administratie, tenzij dit uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen.

Artikel 7 – Etiketten en productinformatie

1. GelatoGrip kan op basis van door de gebruiker ingevoerde gegevens etiketten en productinformatie samenstellen.
2. De gebruiker blijft volledig verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van alle gegevens op de etiketten.
3. Dit betreft onder andere productnamen, ingrediënten, allergenen, productiedata, houdbaarheidsdata en overige wettelijk verplichte informatie.
4. De gebruiker is verplicht ieder etiket te controleren voordat dit wordt afgedrukt of gebruikt.
5. De aanbieder verstrekt geen garantie dat de gegenereerde etiketten voldoen aan alle toepasselijke wettelijke voorschriften.
6. De gebruiker blijft zelf verantwoordelijk voor de naleving van de toepasselijke voedselveiligheids- en etiketteringswetgeving (waaronder HACCP en de regels van de NVWA).

Artikel 8 – Account en gebruik

1. Een account geldt voor één vestiging of één centrale ijskeuken van de gebruiker. Voor elke volgende vestiging of productielocatie die GelatoGrip gebruikt, sluit de gebruiker een extra account af.
2. Het account is uitsluitend bestemd voor gebruik binnen de eigen onderneming van de gebruiker. De gebruiker mag onbeperkt eigen medewerkers uitnodigen.
3. Gebruikt een andere onderneming of een extra productielocatie het account, dan mag de aanbieder daarvoor een extra account in rekening brengen of de overeenkomst beëindigen.
4. De gebruiker houdt inloggegevens geheim en is verantwoordelijk voor alle handelingen die via zijn account worden verricht.

Artikel 9 – Abonnement, tarieven en betaling

1. GelatoGrip wordt aangeboden op basis van een jaarlijks abonnement per account.
2. Het abonnement bedraagt € 95 voor het eerste abonnementsjaar en daarna € 120 per jaar.
3. Bij de start betaalt de gebruiker eenmalig € 50 opstartkosten.
4. Alle genoemde prijzen zijn exclusief btw. De btw wordt op de factuur vermeld.
5. Het abonnement wordt jaarlijks vooraf gefactureerd. De eerste betaling verloopt via iDEAL of Bancontact; daarna wordt het bedrag jaarlijks automatisch geïncasseerd via SEPA-incasso.
6. De aanbieder mag de tarieven eenmaal per jaar aanpassen. Een tariefwijziging wordt minstens twee maanden vooraf meegedeeld. De gebruiker mag het abonnement dan opzeggen tegen de ingangsdatum van de wijziging.

Artikel 10 – Niet tijdig betalen

1. Mislukt een betaling, dan ontvangt de gebruiker een melding in de app met een betaallink.
2. Is na 14 dagen nog niet betaald, dan kan de gebruiker GelatoGrip alleen nog raadplegen en niet meer wijzigen.
3. Is na 30 dagen nog niet betaald, dan mag de aanbieder de toegang tot het account opschorten.
4. De gegevens blijven tijdens de opschorting bewaard. Na ontvangst van de betaling wordt de toegang automatisch hersteld.

Artikel 11 – Beschikbaarheid en onderhoud

1. De aanbieder streeft naar een zo hoog mogelijke beschikbaarheid van GelatoGrip.
2. Er wordt geen garantie gegeven op een ononderbroken of storingsvrije werking.
3. De aanbieder heeft het recht onderhoud, updates en technische aanpassingen uit te voeren.
4. De aanbieder probeert gepland onderhoud zoveel mogelijk buiten reguliere gebruikstijden en buiten het ijsseizoen uit te voeren en meldt dit vooraf.
5. Tijdelijke onbeschikbaarheid door storingen bij hostingpartijen, internetproviders, betaaldiensten, externe diensten of andere omstandigheden buiten de redelijke invloedssfeer van de aanbieder geeft geen recht op schadevergoeding.
6. Is GelatoGrip door een toerekenbare tekortkoming van de aanbieder meer dan drie werkdagen aaneengesloten onbereikbaar, dan betaalt de aanbieder op verzoek het abonnementsgeld over die periode naar verhouding terug. Dit is de enige vergoeding bij onbeschikbaarheid.

Artikel 12 – Gegevens, beveiliging en back-ups

1. De door de gebruiker ingevoerde recepten, inkoopprijzen en bedrijfsgegevens blijven eigendom van de gebruiker.
2. De aanbieder bekijkt die gegevens alleen als de gebruiker daarom vraagt, bijvoorbeeld voor ondersteuning, en deelt ze niet met andere gebruikers of leveranciers.
3. De aanbieder neemt passende technische en organisatorische maatregelen om opgeslagen gegevens te beveiligen.
4. De software wordt gehost bij een externe hostingpartij binnen de Europese Unie. De aanbieder maakt dagelijks een back-up en bewaart die 30 dagen.
5. De gebruiker kan zijn gegevens exporteren en wordt aangeraden zelf regelmatig kopieën te bewaren van belangrijke bedrijfsgegevens.
6. De aanbieder kan geen absolute garantie geven tegen gegevensverlies, ongeautoriseerde toegang, technische storingen of cyberincidenten, maar spant zich in om gegevensverlies te voorkomen en storingen zo spoedig mogelijk te verhelpen.
7. De aanbieder mag geanonimiseerde gebruiksgegevens gebruiken om de software te verbeteren, zonder recepten of prijzen van de gebruiker.

Artikel 13 – Privacy en persoonsgegevens

1. Bij het gebruik van GelatoGrip kunnen persoonsgegevens worden verwerkt, waaronder namen, e-mailadressen en zakelijke contactgegevens.
2. De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
3. Voor zover de aanbieder persoonsgegevens namens de gebruiker verwerkt, gelden de afspraken in de verwerkersovereenkomst.
4. De gebruiker blijft verantwoordelijk voor het rechtmatig aanleveren van persoonsgegevens van zijn medewerkers en andere betrokkenen.
5. Nadere informatie over de verwerking van persoonsgegevens staat in de privacyverklaring van GelatoGrip.

Artikel 14 – Intellectueel eigendom

1. Alle intellectuele eigendomsrechten op GelatoGrip, waaronder de software, broncode, vormgeving, structuur en documentatie, berusten bij de aanbieder of diens licentiegevers.
2. De gebruiker verkrijgt uitsluitend een beperkt, niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht gedurende de looptijd van het abonnement.
3. Het is de gebruiker niet toegestaan de software te kopiëren, wijzigen, verspreiden, verkopen, verhuren of op andere wijze commercieel te exploiteren zonder voorafgaande schriftelijke toestemming.
4. Het is niet toegestaan de software te reverse-engineeren of beveiligingsmaatregelen te omzeilen, behoudens voor zover dwingend recht dit toestaat.

Artikel 15 – Aansprakelijkheid

1. De aanbieder is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een aantoonbare toerekenbare tekortkoming in de uitvoering van de overeenkomst.
2. De totale aansprakelijkheid van de aanbieder is per schadegeval beperkt tot maximaal het bedrag aan abonnementskosten dat de betreffende gebruiker in de twaalf maanden voorafgaand aan het schadeveroorzakende voorval daadwerkelijk heeft betaald.
3. Indien meerdere schadegevallen voortkomen uit dezelfde oorzaak, worden deze beschouwd als één schadegeval.
4. De aanbieder is, voor zover wettelijk toegestaan, niet aansprakelijk voor indirecte schade en gevolgschade, waaronder:
   • omzetverlies en winstderving;
   • bedrijfsschade en bedrijfsstagnatie;
   • productieverlies;
   • gemiste besparingen;
   • verlies van klanten;
   • bedorven of vernietigde producten;
   • verspilling van grondstoffen;
   • verkeerde of te grote bestellingen;
   • kosten van terugroepacties;
   • verlies of beschadiging van gegevens;
   • schade door onjuiste etiketten of productinformatie die voortvloeit uit gegevens of keuzes van de gebruiker.
5. Een schade moet binnen 30 dagen na ontdekking schriftelijk bij de aanbieder worden gemeld.
6. De aansprakelijkheidsbeperking geldt niet voor zover de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van de aanbieder of voor zover beperking wettelijk niet is toegestaan.
7. Niets in deze voorwaarden sluit aansprakelijkheid uit die op grond van dwingend recht niet kan worden uitgesloten.

Artikel 16 – Aansprakelijkheid tegenover derden en vrijwaring

1. De gebruiker vrijwaart de aanbieder tegen aanspraken van derden voor zover deze aanspraken voortvloeien uit:
   • onjuiste of onvolledige gegevens die door de gebruiker zijn ingevoerd;
   • onjuiste recepten, ingrediënten of hoeveelheden;
   • onjuiste productinformatie of etiketten als gevolg van invoer of keuzes van de gebruiker;
   • onjuiste bestellingen die door de gebruiker zijn gecontroleerd en verzonden;
   • het niet naleven van wettelijke verplichtingen door de gebruiker;
   • het gebruik van GelatoGrip in strijd met deze voorwaarden.
2. De vrijwaring omvat redelijke juridische kosten en andere redelijke kosten die rechtstreeks verband houden met dergelijke aanspraken.
3. De aanbieder informeert de gebruiker zo spoedig mogelijk over een dergelijke aanspraak en biedt de gebruiker waar redelijkerwijs mogelijk gelegenheid om mee te werken aan de afhandeling.
4. De gebruiker mag geen aansprakelijkheid namens de aanbieder erkennen of een schikking namens de aanbieder treffen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming.
5. De vrijwaring geldt niet voor zover een aanspraak voortvloeit uit een eigen toerekenbare tekortkoming of onrechtmatig handelen van de aanbieder.

Artikel 17 – Looptijd, opzegging en beëindiging

1. Het abonnement heeft een looptijd van een jaar en wordt daarna steeds automatisch met een jaar verlengd.
2. De gebruiker kan het abonnement uiterlijk één maand vóór de verlengingsdatum schriftelijk opzeggen, per e-mail of via het contactformulier op gelatogrip.nl.
3. Reeds betaalde abonnementsgelden worden niet terugbetaald, tenzij deze voorwaarden anders bepalen.
4. De aanbieder kan de overeenkomst beëindigen indien de gebruiker na een redelijke hersteltermijn zijn verplichtingen niet nakomt.
5. Bij beëindiging vervalt het gebruiksrecht op GelatoGrip. De gebruiker heeft daarna 60 dagen om zijn gegevens te exporteren; daarna verwijdert de aanbieder de gegevens, met inachtneming van wettelijke bewaarplichten en de privacyverklaring.
6. Stopt de aanbieder met GelatoGrip, dan meldt hij dat minstens drie maanden vooraf en biedt hij de gebruiker een export van zijn gegevens aan.

Artikel 18 – Overmacht

1. De aanbieder is niet gehouden verplichtingen na te komen indien dit redelijkerwijs onmogelijk is door omstandigheden buiten zijn invloedssfeer.
2. Onder overmacht vallen onder andere ernstige storingen bij hostingproviders of andere leveranciers, internetstoringen, cyberaanvallen, stroomuitval, ziekte, overheidsmaatregelen en andere onvoorziene omstandigheden.
3. Indien de overmachtssituatie langer dan zestig dagen voortduurt, mogen beide partijen de overeenkomst schriftelijk beëindigen zonder verplichting tot vergoeding van schade.

Artikel 19 – Wijzigingen

1. De aanbieder mag de software en functionaliteiten doorontwikkelen, aanpassen of uitbreiden. De kernfuncties (recepten, inkoop en voorraad) blijven beschikbaar.
2. De aanbieder mag deze algemene voorwaarden wijzigen indien daarvoor een redelijke aanleiding bestaat.
3. Wijzigingen worden minstens 30 dagen voor de ingangsdatum aan de gebruiker bekendgemaakt.
4. Indien een wijziging de positie van de gebruiker wezenlijk nadelig beïnvloedt, mag de gebruiker de overeenkomst opzeggen tegen de ingangsdatum van de wijziging.

Artikel 20 – Toepasselijk recht en geschillen

1. Op alle overeenkomsten met betrekking tot GelatoGrip is Nederlands recht van toepassing.
2. Partijen proberen geschillen eerst in onderling overleg op te lossen.
3. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de rechtbank Gelderland, tenzij de wet dwingend anders bepaalt.

Privacyverklaring GelatoGrip

GelatoGrip (handelsnaam van IJssalon Antonio Wageningen VOF, KvK 56995245) gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. Hier lees je welke gegevens wij gebruiken, waarom en hoe lang.

Welke gegevens en waarvoor

Gegevens die klanten zelf in de app invoeren, zoals recepten en gegevens van hun medewerkers, verwerken wij namens de klant. Daarvoor geldt de verwerkersovereenkomst.

Met wie wij gegevens delen

• Hostinger (hosting en e-mail, servers in de EU)
• Mollie (betalingen en incasso)
• Anthropic (inlezen van facturen; alleen de factuur die de klant uploadt)
• Onze boekhouder (facturen, wettelijke administratie)

Wij verkopen geen gegevens en gebruiken ze niet voor reclame van anderen.

Cookies

De website en de app gebruiken alleen cookies die nodig zijn om in te loggen en het account te laten werken. Geen volg- of advertentiecookies.

Beveiliging

Versleutelde verbinding (https), wachtwoorden versleuteld opgeslagen, rechten per gebruiker, dagelijkse back-up en een logboek van wie van GelatoGrip een account heeft bekeken.

Jouw rechten

Je mag je gegevens inzien, laten verbeteren of laten verwijderen, en bezwaar maken. Neem contact op via het contactformulier op gelatogrip.nl of per e-mail; wij reageren binnen 4 weken. Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Verwerkersovereenkomst GelatoGrip

Deze overeenkomst hoort bij de algemene voorwaarden. De klant is “verwerkingsverantwoordelijke”, GelatoGrip is “verwerker” in de zin van de AVG.

Artikel 1 – Welke gegevens

1. GelatoGrip verwerkt namens de klant: naam, e-mailadres, rol en rechten van medewerkers, hun inlogmomenten, en persoonsgegevens die de klant zelf in de app zet (bijvoorbeeld namen van contactpersonen bij leveranciers).
2. Doel: het leveren van GelatoGrip zoals in de algemene voorwaarden staat.
3. De klant zet geen bijzondere persoonsgegevens in de app, zoals gezondheidsgegevens of BSN.

Artikel 2 – Afspraken over het verwerken

1. GelatoGrip verwerkt de gegevens alleen in opdracht van de klant en niet voor eigen doelen.
2. GelatoGrip mag gebruikersgegevens (naam, e-mail, inlogmomenten) inzien voor support, facturering en controle op eerlijk gebruik van het account.
3. Recepten en inkoopprijzen bekijkt GelatoGrip alleen als de klant daarom vraagt. Elke inzage door GelatoGrip wordt vastgelegd in een logboek.
4. Iedereen die bij GelatoGrip met de gegevens werkt, heeft geheimhoudingsplicht.

Artikel 3 – Beveiliging

GelatoGrip neemt passende maatregelen: versleutelde verbindingen, versleutelde wachtwoorden, rechten per gebruiker, dagelijkse back-up, opslag in de EU en bijgewerkte software.

Artikel 4 – Subverwerkers

1. De klant geeft toestemming voor deze subverwerkers: Hostinger (hosting, EU), Mollie (betalingen) en Anthropic (inlezen van facturen die de klant uploadt).
2. Een nieuwe subverwerker meldt GelatoGrip minstens 30 dagen vooraf. De klant mag bezwaar maken en zo nodig opzeggen.
3. GelatoGrip legt subverwerkers minstens dezelfde verplichtingen op.

Artikel 5 – Datalek

1. Bij een datalek waarbij gegevens van de klant betrokken zijn, informeert GelatoGrip de klant binnen 48 uur na ontdekking.
2. GelatoGrip geeft de informatie die de klant nodig heeft om het lek zelf bij de Autoriteit Persoonsgegevens en de betrokkenen te melden.

Artikel 6 – Rechten van betrokkenen

Vraagt een medewerker van de klant om inzage, correctie of verwijdering, dan helpt GelatoGrip de klant daarbij. De klant kan de meeste wijzigingen zelf doen in de app.

Artikel 7 – Einde

Na het einde van de overeenkomst heeft de klant 60 dagen om zijn gegevens te exporteren. Daarna verwijdert GelatoGrip de gegevens, ook uit de back-ups binnen 30 dagen daarna.

Artikel 8 – Aansprakelijkheid

Voor deze verwerkersovereenkomst geldt de aansprakelijkheidsregeling uit artikel 15 van de algemene voorwaarden.